Microsoft Copilot: Outils de productivité, meilleure sécurité et un puissant assistant AI

À première vue, ce simple outil intégré, maintenant accessible de n’importe où sous Windows et Microsoft 365, peut presque sembler trop simple et insignifiant. Cependant, son potentiel de croissance et d’impact sur tout l’écosystème de connaissances de votre organisation est considérable. Il est tout aussi important sur le plan de la productivité de vos travailleurs.

Une étude du MIT portant sur des centaines de professionnels ayant fait des études supérieures a montré que l’utilisation de ce type d’outils « augmentait la productivité de 37 % et que le temps consacré à des tâches spécifiques ou répétitives diminuait de 80 % ».

Copilot en action

Voici un exemple pratique qui montre ce que Copilot pourrait apporter à la productivité de vos travailleurs :

Le financement et les approbations requises à votre équipe pour faire progresser son projet tarde à se confirmer depuis des mois. Soudainement, tous les efforts investis et consacrés à ce projet prennent forment et vous obtenez enfin l’approbation. Les efforts de planification s’activent et la collaboration des gens est plus efficace. La mise en œuvre est prévue et votre équipe de communication organisationnelle présente à l’organisation les nombreux impacts positifs qu’aura le projet pour vos différents groupes d’affaires.

Les détails critiques concernant le qui, le quoi, le quand, le où et le pourquoi ont été étudiés et établis. Les experts en la matière, la direction, les bailleurs de fonds, les chefs de projet et les consultants ont passé en revue tous les détails. Cependant, ces détails sont dispersés dans une multitude de courriels, de chartes de projet, de présentations PowerPoint, de rapports de consultation et de procès-verbaux de réunions.

C’est tout particulièrement ici que l’on se tourne vers Microsoft Copilot et que l’on tape quelque chose comme : « À l’aide de notre modèle de plan de communication interne, élabore-moi un plan de communication pour le projet A, en utilisant des documents, des courriels et des présentations pertinents pour identifier les personnes qui seront touchées, la manière dont elles seront touchées et ce qu’elles doivent savoir sur ce projet ».

Copilot parcourt alors les sources de données internes et externes pertinentes. Il extrait et organise ensuite des informations clés à partir du travail qui a déjà été réalisé. Il exploite également des sources de données publiques pour en tirer les meilleures pratiques de l’industrie, ainsi que des facteurs clés tels que la dynamique actuelle du marché externe, la concurrence et les changements réglementaires.

Presque instantanément, les bases d’un plan de projet réaliste est automatiquement produit. Au lieu de passer d’innombrables heures à reconstituer l’histoire, tenir de multiples rencontres avec équipes internes, on peut désormais accélérer le processus et se concentrer sur la mise au point de la stratégie et des messages.

Ce n’est là qu’un petit aperçu du potentiel de Microsoft Copilot.

Qu’en est-il de la sécurité et de la confidentialité

Bien qu’il existe des chatbots d’IA accessibles au public, dont certains sont d’ailleurs gratuits, leur utilisation généralisée présente de nombreux risques.

Selon une étude menée par 11 700 professionnels sur l’application Fishbowl, 43 % d’entre eux ont déclaré avoir utilisé un outil d’IA tel que ChatGPT pour des tâches liées au travail. Plus effrayant encore, 70 % d’entre eux ont déclaré l’avoir fait à l’insu de leur employeur.

Lorsque les employés utilisent des informations privées ou confidentielles sur ces plateformes AI publiques pour produire des documents tels que des mémos internes, ces fournisseurs de services conservent ces informations. Cela soulève plusieurs questions éthiques sur la manière dont ces données peuvent être utilisées, sur les personnes qui peuvent y accéder, sur les violations des droits d’auteur, et bien d’autres choses encore.

Microsoft Copilot permet aux organisations de profiter des avantages de l’IA générative dans leur travail au quotidien – planification, recherche, rédaction et communication en général – sans compromettre la sécurité de leurs informations sensibles.

Comment se preparer à Copilot

Avec une approche de déploiement progressive, Microsoft Copilot n’est pas encore officiellement disponible au grand marché. Cependant, les organisations peuvent dès maintenant prendre certaines mesures pour s’y préparer.

Nous encourageons vivement nos clients à commencer par revoir les règles de la gouvernance des données en tenant compte des utilisations futures de l’IA. Une fois ces bases identifiées et les risques atténués, de mettre en place un plan visant à promouvoir la conformité avec les politiques, les processus et les lignes directrices établis.

Que vous soyez au début de votre processus de préparation à l’IA générative ou que vous planifiez un déploiement avancé avec vos différentes équipes, Converge est là pour vous aider

Mise à jour de janvier 2024 – À propos, nous avons récemment partagé que Microsoft a considérablement étendu la portée de la solution Copilot pour Microsoft 365. L’offre améliorée est désormais accessible à un éventail encore plus large d’organisations, disponible via des canaux supplémentaires, et surtout, l’exigence précédente d’un minimum de 300 licences a été supprimée. Pour en savoir plus sur l’annonce de M365 Copilot, veuillez consulter cette page.

Exemples de façons pour Converge de pouvoir vous aider

• Préparation des données et services de sécurité : Préparation des données et évaluation de la sécurité, de la confidentialité et de la conformité. Cette étape est cruciale car Copilot s’adapte aux permissions et aux politiques existantes, assurant ainsi un déploiement en douceur. Nous examinons l’accès et les services SharePoint, la sécurité des documents et des données des locataires, et nous proposons des solutions pour l’étiquetage de la sensibilité et la validation des politiques en matière de prévention de la perte de données, de conservation et de conformité.
• Services de préparation au déploiement : Permet d’examiner et de satisfaire les conditions préalables à l’implantation de Copilot, en positionnant vos systèmes pour une intégration transparente. Bénéficiez de conseils et d’une assistance pour une expérience d’installation simple et efficace.
• Services de formation : Des sessions d’information détaillées sur Copilot pour Microsoft 365, en se concentrant sur son fonctionnement, ses avantages et ses mécanismes de protection des données. Ces connaissances vous permettent d’utiliser pleinement les capacités de Copilot.
• Services de contrôle administratif : Formation et soutien pour l’utilisation des contrôles administratifs dans le centre d’administration de Microsoft 365, permettant aux clients de gérer Copilot efficacement.
• Conseil en stratégie d’adoption : Exploiter nos ressources et le kit d’adoption pour les utilisateurs afin de développer des stratégies sur mesure, améliorer l’intégration dans les flux de travail des clients et optimiser l’expérience globale des utilisateurs.
• Services d’analyse et d’évaluation d’impact : Utiliser le tableau de bord Microsoft Copilot dans Viva Insights ou PowerBI pour fournir aux clients des informations sur leur état de préparation au déploiement de l’IA, surveiller l’adoption de Copilot et évaluer son impact sur leur organisation.

Nous vous invitons à contacter un expert Converge des solutions Microsoft. Au Canada, n’hésitez pas à me contacter directement (Ransi Jona – ransi.jona@convergetp.com). Il me fera plaisir de vous assister autant sur les solutions AI Copilot que les solutions de productivité Microsoft Surface.

 

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